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C'est fait !

La loi du 12 mai 2009 introduit dans le code du Travail la possibilité de transmettre aux salariés des bulletins de paie au format électronique, et non plus uniquement sous format papier.

Mais il est important de préciser que tous ceux qui sont refractaires à ce type de procédés informatiques auront bien entendu le choix du mode de transmission de leurs bulletins de salaire et pourront continuer de recevoir leur bulletin de paie papier.

II ne s'agit en effet que d'une faculté offerte aux entreprises qui trouveront dans cette "légalisation", la possibilité d'économiser sur les frais de traitement et d'envoi des bulletins de paie.

Reste toutefois quelques incertitudes sur les garanties apportées par ce type de transmission électronique.

La loi prévoit en effet que la remise des bulletins de paie électronique doit se faire dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données.

Or, sur cet aspect technique, la loi est muette. Comment garantir que les bulletins de paie seront authentiques ? Comment garantir la confidentialité et l'accessibilité aux bulletins de paie électroniques ?  Comment être certain que les fichiers électroniques seront toujours lisibles dans 40 ans lorsque nous aurons besoin de justifier de nos années de cotisations ?

A la vitesse où évoluent les formats électroniques, qui peut dire aujourd'hui qu'il pensera à convertir ou à sauvegarder ses bulletins sous un format compatible ? Il faut espérer que ces évolutions techniques ne nécessiteront pas d'intervention des utilisateurs et donneront lieu à des mises à jour automatiques.

Autre aspect non précisé par le texte de loi : la conservation des bulletins électroniques.

La proposition de loi visait la création de coffres-fort électroniques pour le stockage des bulletins de paie électroniques. C'est sûrement l'une des solutions qui sera la plus utilisée par les entreprises qui décideront de mettre en place ces bulletins de paie dématérialisés.  Certains entreprises pourront également envisager de mettre à disposition des coffres-fort électroniques à leur salariés avec une prise en charge des frais d'abonnement à ce service Internet.

Là aussi, des interrogations subsistent. Comment être sûrs d'avoir toujours accès aux services en ligne à n'importe quel moment ? Quelles garanties seront données aux utilisateurs sur la continuité d'accès à leurs documents, notamment en cas de départ du collaborateur de l'entreprise, ou en cas de changement de services de coffres-fort électroniques ? Rappelons en effet que les services de sauvegarde de données en ligne sont actuellement proposés par des entreprises privées dont il n'y a aucune garantie qu'elles soient toujours présentes dans 40 ans ?

Au final, il est certain que cette loi s'inscrit dans l'évolution actuelle de la dématérialisation des différents documents administratifs, fiscaux ou de la vie quotidienne. Toutefois, il convient de noter que le bulletin de paie n'est pas un document comme les autres. A la différence des autres documents qui sont actuellement dématérialisables,  et dont la durée de conservation reste (très) limitée dans le temps, le bulletin de paie doit, quant à lui, être conservé toute sa vie. Nous savons très bien que des changements techniques et informatiques majeurs interviendront au cours de ce délai de conservation. Il sera donc intéressant de voir quelles garanties techniques seront données sur le long terme à la dématérialisation des bulletins de paie.

D'après une étude réalisée par la société OpinionWay pour Novapost, 1 salarié sur deux est intéressé par la réception de son bulletin de paie au format électronique. (l'étude est téléchargeable en bas de cette page). Toutefois, comme précisé plus haut, des réticences subsistent sur les aspects techniques et sur les garanties apportées à la fiabilité du document.

Faites-nous part de votre position en laissant votre commentaire en bas de la page ! 

Nos propositions de débat :

- Allez-vous vous laisser tenter par cette nouvelle possibilité dès qu'elle vous sera proposée par votre employeur ?
- Pensez-vous qu'il s'agisse d'un geste important en terme d'écologie ?
- Faîtes-vous confiance à un tiers externe pour conserver vos bulletins de paie électroniques  ?

La dématérialisation du bulletin de paie ne vous tente pas mais vous cherchez une solution pour sauvegarder vos documents importants ?

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Les articles modifiés du code du Travail :

Article L 3243-2 :

Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

Article L 3243-4 :

L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans.

Retrouvez l'intégralité de la loi dans notre section "Télécharger" (Article 26).